Choisir son prestataire d’archivage, quels critères prendre en compte ?

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Archives d'une entreprise

Aujourd’hui, aucune société ne peut se passer d’un archivage de documents opéré avec qualité. Il en va de son développement, mais aussi et surtout de la sécurité de ses données. De nombreux prestataires, tels que le prestataire d’archive archiveco.fr, proposent des solutions adaptées à chaque entrepreneur. Quels sont les éléments à considérer avant de faire votre choix ? Eléments de réponse.

Prestataire d’archive : une question de sécurité

Il va sans dire que votre solution d’archivage de documents doit être sûre. Si vos données sont accessibles à n’importe qui ou si la moindre erreur peut vous faire perdre une grande partie de vos archives, vous risquez d’y perdre très gros.

Vous devez notamment être tout à fait conscient de l’endroit où vos documents sont stockés, et du pays d’origine de votre prestataire. En effet, tous les documents destinés à vos opérations fiscales doivent être hébergés sur le territoire de l’Union Européenne.

D’autre part, si votre prestataire d’archive est américain par exemple, alors toutes les informations relatives à votre société sont accessibles aux autorités des Etats-Unis (FBI ou douanes, par exemple).

Par ailleurs, la localisation de vos données implique un certain nombre de problématiques, telles que la disponibilité du réseau ou bien le phénomène de latence. Vous trouverez plus d’informations sur ce site.

Bien comprendre la nature de l’hébergement

Plusieurs solutions d’archivage de documents existent, et votre prestataire d’archive pourra vous proposer certaines d’entre elles, tout comme il pourra s’être spécialisé :

  • Tiers-archiveurs : une forme d’externalisation où la société prend intégralement en charge le stockage et l’organisation de vos informations. Plusieurs engagements sont pris par le tiers-archiveur, à savoir la durée de conservation des documents, la protection de ces derniers, leur mise à disposition, et la possibilité de les restituer à leur légitime propriétaire.
  • Hébergement local : l’avantage de cette façon de faire réside dans le contrôle qu’exerce l’entreprise sur celles et ceux qui ont accès aux données. Mais une meilleure maîtrise des accès et des identités internes ne doit pas éclipser la nécessité de sécuriser les accès extérieurs.
  • Cloud : très pratique et très claire sur la facturation, cette méthode est tarifée en fonction de l’espace de stockage utilisé. Elle présente néanmoins parfois des failles de sécurité, et certains secteurs d’activité comme le domaine de la santé doivent obligatoirement faire appel à une société agréée pour en faire usage.

Chaque méthode d’archivage des documents présente ses spécificités, aussi bien en termes d’avantages que d’inconvénients. Il vous appartient donc de faire le meilleur choix possible en fonction de vos besoins et des réalités de votre société.

Archivage documents : une nécessité contemporaine

Comme mentionné plus haut, il est aujourd’hui impératif de faire appel à un prestataire d’archive de documents. Cette nécessité est d’autant plus vraie que les données produites et stockées chaque jour de par le monde sont de plus en plus nombreuses. On assiste désormais au phénomène du Big Data, qui touche tous les secteurs d’activité.

La massification des informations numériques est telle que certaines sociétés ne sont plus en mesure de tirer efficacement parti des éléments contenus dans leurs archives. Elles n’ont pas su prendre le virage de la transition digitale à temps et ont donc énormément de retard à rattraper. Pour en savoir plus, vous pouvez visiter ce lien.

Plus simplement, une organisation judicieuse des documents qui sont les autres vous permettra très simplement de répondre à toutes vos problématiques de nature fiscale, et de soutenir l’essor de votre activité.

En cas de litige juridique, cela vous économisera également de longues heures de recherche. Vous l’aurez donc compris, choisir la meilleure solution possible doit s’inscrire dans votre stratégie de développement.

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