Logiciel GED : définition et avantages pour votre entreprise

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outil ged

Qu’est-ce qu’un logiciel GED ? : définition

La GED (Gestion Électronique des Documents) rassemble toutes les techniques et pratiques indispensables à la gestion des divers flux de documents qu’utilise une entreprise. C’est un « système global informatisé de hiérarchisation, d’appropriation, de stockage et d’archivage des dossiers ». Une solution GED open source est particulièrement utile à une entreprise lorsqu’elle doit effectuer la numérisation d’un nombre important de ses documents papier.

Cette solution de gestion électronique de documents se divise actuellement en 4 phases :

– acquisition des dossiers,

– hiérarchisation des dossiers,

– stockage des dossiers,

– diffusion de ces dossiers aux personnes concernées.

Ce site sécurisé et performant s’adapte parfaitement bien à votre société.

Comment accéder et contrôler vos données avec une solution GED ?

Pour retrouver vos factures, il vous suffit d’entrer les mots clés correspondants dans le moteur de recherche du logiciel GED. Ainsi, vous retrouverez toutes vos factures classées dans un document nommé « Factures ».

Certains documents ont besoin d’être vérifiés afin d’en gérer les demandes d’accès. Ce logiciel de gestion vous permet de contrôler l’accès à certains types de données :

– demandes de consultation de documents sensibles (politique de l’entreprise relative à ses tarifs ou composition de son chiffre d’affaires, par exemple) ;

– fichier partagé avec ses clients ;

– modification (titre, suppression) de documents nécessitant d’être validée en interne par d’autres acteurs.

Quels sont les atouts d’un logiciel GED ?

La GED est un outil indispensable quel que soit le type de votre entreprise. A l’époque du tout numérique, maîtriser de A à Z tous les documents circulant dans l’entreprise est une nécessité. La gestion des documents donne davantage de cohésion à votre structure via un archivage numérique et une dématérialisation des documents prédéfinis. De ce fait, l’accès à l’information est simplifié et le travail de l’entreprise devient plus efficient.

Opter pour un outil GED entraîne de nombreux avantages pour l’organisation interne de votre entreprise :

– réduction des coûts (suppression des coûts d’impression, de papier et d’envois postaux) ;

– productivité boostée en interne via les documents accessibles à tous les acteurs quand ils le souhaitent ;

– recherche de documents facilitée grâce au système d’indexation ;

– contrôle sur les documents internes amélioré ;

– partage sécurisé et renforcé des informations ;

– centralisation de toutes les données de l’entreprise ;

– diminution des risques inhérents à la perte de documents.

La création d’un système efficace de gestion de documents et la formation qui en découle est un processus chronophage, certes, mais le jeu en vaut largement la chandelle. C’est pourquoi un nombre grandissant de TPE/PME choisissent la GED. Il faut savoir qu’il existe sur le marché plusieurs solutions. Il est donc indispensable de comparer attentivement les offres et d’opter pour une solution qui :

– stocke vos données en France afin d’optimiser votre sécurité,

– forme efficacement ses clients,

– s’adapte parfaitement aux besoins des TPE/PME.

Si vous faites le bon choix de logiciel, votre transformation digitale sera parfaitement réussie.

Quels sont les sigles et acronymes en lien avec la GED ?

De nombreux sigles, utilisés dans l’entreprise, découlent de la GED.

Le DMS (Document Management System) et l’EDM (Electronic Document Management) sont les termes anglophones équivalents.

L’ECM (Entreprise Content Management) prend en compte les contenus numériques des entreprises.

La GEIDE (Gestion Électronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise) est une variante de la GED. Elle concerne principalement la dématérialisation des documents par le biais d’échanges électroniques.

L’EDI (Échange de Données Informatisé) et le SAE (Système d’Archivage Électronique) constituent des solutions intégrées et/ou liées à la GED.

Prêt à utiliser un logiciel GED pour votre entreprise ?

Un logiciel GED est un outil essentiel pour assurer une gestion efficace des documents de votre entreprise. Il vous permet de gagner du temps et en productivité, de mieux contrôler les accès, et de partager les données en toute sécurité. Comparez attentivement les différentes offres du marché afin de choisir celle qui répond le mieux à vos besoins. Avec une solution sûre et fiable comme Axelor, vous pouvez vous attendre à ce que votre transformation digitale soit un succès. 

Cependant, gardez à l’esprit que la mise en place d’un outil de GED nécessite un apprentissage et une formation adaptés pour chaque collaborateur. Il est donc essentiel de se faire aider par des experts pour garantir la réussite du projet !