Pourquoi mettre en place un coffre-fort numérique pour votre entreprise ?

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Dans leur gestion quotidienne, de plus en plus d’entreprises adoptent le coffre-fort numérique. Présentant des avantages indéniables, surtout en matière d’organisation, cette solution leur permet également de répondre à leurs obligations légales.

Un coffre-fort numérique : de quoi s’agit-il ?

À l’ère de la dématérialisation, une solution de coffre-fort numérique semble appropriée pour toute entreprise cherchant à exceller dans sa gestion quotidienne.

Un coffre-fort électronique, aussi appelé e-coffre-fort ou coffre-fort virtuel, constitue tout simplement un espace numérique dans lequel on peut classer tous les dossiers et documents sensibles de votre entreprise.

Cet archivage électronique prémunit des vols ou des pertes. Certains documents devant être conservés à vie, pour les préserver de la détérioration, on peut les stocker dans un coffre-fort numérique.

Comment fonctionnent les coffres-forts numériques ?

Le coffre-fort en ligne se veut utile aussi bien pour l’entreprise que pour ses employés. Cet outil de stockage normalisé est simple à utiliser, en plus de garantir une sécurité optimale à ses utilisateurs.

En effet, par rapport aux plateformes de collaboration en ligne, le coffre-fort électronique propose un système de scellement numérique optimisant la sécurité de chaque document.

Une fois les dossiers déposés, l’auteur peut y apposer une signature électronique. Pour éviter les modifications non autorisées, une empreinte numérique peut aussi être posée au moment du dépôt. Elle assure l’intégrité des documents archivés.

Une solution de coffre-fort numérique pour respecter ses obligations légales

Choisir un coffre-fort numérique en ligne, c’est aussi veiller à respecter ses obligations légales. Une entreprise est par exemple tenue de mettre à disposition d’un employé un bulletin de paie dématérialisé, et ce, pour une durée de 50 ans. Dans certains, la conservation des documents doit se faire jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans. Avec un coffre-fort numérique d’entreprise, la solution est toute trouvée.

 

Chaque bulletin de paie est classé dans un espace sécurisé et est accessible depuis n’importe quel outil connecté. Il suffit que l’entreprise ou ses salariés s’identifient à l’aide d’un mot de passe pour y accéder. Outre les fiches de paie, le coffre-fort virtuel peut également être utilisé pour ranger les contrats, les devis… ll peut servir à mettre en sécurité tous les documents confidentiels de l’entreprise ou de ses collaborateurs.

Le coffre-fort en ligne constitue ainsi un outil efficient pour optimiser sa gestion RH. Il peut toutefois être mis à profit par n’importe quel service.

Profiter d’un gain de place considérable grâce à un coffre-fort électronique

Avec la dématérialisation, il n’est pratiquement plus nécessaire de disposer d’une salle d’archive au sein de son entreprise. Tous les documents peuvent être stockés directement en ligne. Leurs équivalents papiers peuvent être recyclés, à moins que la loi n’exige leur conservation. Grâce à un coffre-fort numérique, chaque entreprise œuvre ainsi en faveur de l’environnement en limitant l’usage du papier à travers ses différents process.

Sans oublier que cela a également un impact réel sur les dépenses de l’entreprise. Avec cette solution, elle peut réaliser des économies conséquentes de l’ordre d’une dizaine de centimes en moyenne par document.

Le recours à un coffre-fort en ligne simplifie d’autant plus les processus au sein de l’entreprise. Un salarié peut éditer son bulletin de salaire en ligne, depuis son coffre-fort numérique personnel, et ce, sans avoir à se déplacer auprès de son service RH. Ce qui assure un gain de temps important ainsi qu’une meilleure communication entre les différents services. Le temps ainsi gagné peut être alloué à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

L’e-coffre fort : un allié de taille pour valoriser l’image de l’entreprise

Aujourd’hui, la plupart des salariés aspirent à évoluer au sein d’une entreprise moderne. En mettant un coffre-fort numérique à leur disposition, leur employeur tend à véhiculer cette image.

Le recours à ce type d’outil améliore l’expérience des salariés, ce qui participe d’autant plus à les motiver à les fidéliser. Le coffre-fort en ligne a un impact tout aussi positif sur les relations qu’une entreprise entretient avec ses clients ou encore ses fournisseurs.

La mise en place d’un coffre-fort numérique présente ainsi des avantages incontestables pour une entreprise. Le tout est de trouver et de choisir le meilleur coffre-fort électronique.