La machine à affranchir est une solution d’affranchissement économique et fiable pour les entreprises. Il facilite le traitement des courriers sortants et entrants, ce qui allège le travail dans les bureaux. Mais l’utilisation d’une affranchisseuse peut être optimisée. Ainsi, affranchir des lettres devient encore plus rapide et plus facile. Décryptage.
Bien choisir les consommables et fournitures à utiliser
Bien choisir les consommables à utiliser pour la machine à affranchir est déterminant. Même le choix de la machine est décisif pour délivrer les courriers selon les besoins des entreprises. En réalité, il n’y a pas vraiment de bonne ou de mauvaise qualité en matière d’affranchisseuse. Sa performance est évaluée en fonction des volumes de lettres à traiter. Dans tous les cas, il faut bien choisir les fournitures courrier pour machines à affranchir, à commencer par les enveloppes. Toutes les enveloppes ne passent pas de la même façon dans une timbreuse. Il est préférable d’opter pour des enveloppes mécanisables pour une mise sous plis automatique. Cela permet de gagner encore plus de temps.
Aussi, le choix de cartouche est vital pour le bon fonctionnement d’une machine à affranchir. Une cartouche performante économise un maximum d’encre, tout en offrant une qualité d’impression supérieure. Les cartouches copies n’ont pas un rendement élevé. Bien souvent, elles affectent la performance de la machine, en raison des taches d’encre trop importantes. Pour affranchir efficacement, il faut opter pour une cartouche pitney Bowes dm300c originale. Enfin, on doit nettoyer régulièrement la timbreuse. C’est une façon comme une autre de l’entretenir, mais aussi de préserver ses performances. Les produits nécessaires pour le nettoyage d’une machine à affranchir sont les tampons, le dépoussiérant, le vaporisateur nettoyant et éventuellement des gants. Tous les produits d’entretien ne se valent pas. Ainsi, il convient de choisir uniquement des produits de qualité.
Bien équiper la machine à affranchir
Selon les modèles de machines d’affranchissement, il est possible de « kiter » avec des équipements. Cela consiste à installer d’autres matériels afin de faciliter le traitement des lettres à affranchir. C’est uniquement nécessaire si le volume de lettres à traiter est important. Dans ce cas de figure, cela entraîne des dépenses supplémentaires. En revanche, c’est une solution pertinente pour un volume de courrier qui avoisine les 50 lettres par jour. Donc, il faut définir les besoins en affranchissement avant d’installer des matériels supplémentaires. Il y a trois types d’équipements possibles pour rendre le travail d’une timbreuse plus efficace : un fermeur d’enveloppe, un alimenteur d’enveloppes automatique et un ouvre lettre.
Le fermeur d’enveloppe est très pratique pour assurer une grande productivité journalière. Les enveloppes qui sortent d’une affranchisseuse sont traitées et fermées automatiquement par cette machine. Elle s’installe avec une alimentation indépendante. De plus, aucune intervention manuelle n’est requise, hormis sa mise en marche. Ensuite, concernant l’alimenteur d’enveloppes automatique, il est utile pour traiter des volumes importants de lettres à affranchir. Enfin, pour les courriers entrants dans une entreprise, un ouvre lettre est fortement recommandé. En effet, ouvrir chaque lettre peut être une tâche fastidieuse et chronophage. Grâce à l’ouvre lettre, il ne reste plus qu’à sortir le contenu des courriers.
