Quels sont les avantages d’un logiciel de recouvrement pour l’entreprise ?

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Close-up Of A Businessperson's Hand Calculating Invoice At Workplace

L’utilisation de la technologie au service de la gestion d’entreprise offre différents avantages aux entrepreneurs. Elle facilite effectivement la réalisation de certaines tâches comme la relance client. Pour cela, des outils tels que les logiciels de recouvrement sont indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise. Découvrez dans le texte qui suit les avantages qu’un dirigeant d’entreprise peut tirer de l’utilisation de cet outil de relance au sein de sa structure.

Une meilleure gestion des créances

Afin d’optimiser la réalisation des tâches, l’utilisation de certains logiciels de recouvrement facilite la gestion des créances au sein de l’entreprise. En effet, des outils comme Upflow permettent aux entrepreneurs de gérer leurs créances sans l’intervention d’un prestataire externe. Les logiciels sont effectivement complets et offrent alors différentes possibilités aux dirigeants d’entreprises.

Ainsi, ces derniers ont accès à un tableau de bord qui leur donne un aperçu global de l’état de la trésorerie de l’entreprise. Il est aussi possible de régler un système d’alerte destiné à informer sur les différents clients ayant des factures impayées. Le logiciel contient également quelques informations concernant le client. Ce sont entre autres ses coordonnées à jours, ses encours, les différentes actions de relances et de recouvrements déjà effectuées… Les données sur le client concernent également les éventuels litiges ayant existé entre celui-ci et l’entreprise.

Le logiciel de recouvrement permet alors de réduire également le temps de règlement des créances. Tout est effectivement automatisé et les relances peuvent être envoyées de manière systématique ou manuelle par les employés de l’entreprise. Dans les deux cas, les lettres de relances sont personnalisées en fonction des clients et de leurs situations.

Un suivi efficace des relances clients

Les procédures de relances et de recouvrements peuvent engendrer des coûts supplémentaires pour l’entreprise. Cela n’est pas le cas avec les différents logiciels dédiés. Ainsi, l’équipe administrative de l’entreprise peut alors se concentrer sur d’autres tâches au sein de l’entreprise.

Dans la plupart des cas, le logiciel envoie systématiquement les lettres de relances auprès des clients. Il s’occupe également de programmer les différents appels téléphoniques et entretiens auprès des clients ayant des factures impayées. Cela est automatiquement synchronisé avec l’agenda du responsable de la relance.

À part cela, le logiciel offre un meilleur suivi des différents processus de recouvrement des créances. Ainsi, la situation de chaque client est analysée en fonction des dates de paiement prévues, mais aussi selon les sommes à acquitter. Ces informations peuvent être utiles au service comptabilité de votre entreprise.

Les logiciels servent aussi à connaître chaque profil de client et à les proposer ainsi différentes solutions pour le paiement de leurs factures impayées. Cela permet alors d’éviter et de réduire le nombre de litiges liés au recouvrement. Ainsi, l’entreprise a plus de chance de récupérer son argent plus rapidement.

Une récupération efficace des factures impayées

Différents éléments permettent à l’entreprise de suivre l’état des factures impayées d’un client. C’est le cas du reporting par email. En effet, les informations sont transmises en temps réel, et ce auprès de tous les services concernés au sein de l’entreprise. Ainsi, dans le cas d’un non-paiement, il n’est plus nécessaire de faire différentes vérifications ou de suivre de nombreuses étapes pour envoyer une relance.

Ces informations servent également à anticiper les risques d’impayés auprès d’un client donné. Ainsi, les entreprises peuvent alors proposer des solutions de paiements adaptées à chaque typologie de client. Tout cela est réalisé avec des outils intuitifs et fluides permettant d’accéder à différents types d’informations en même temps.

Si le client décide de payer ses factures impayées, il peut alors se servir de l’outil de paiement en ligne. Cela facilite le règlement de la facture, et invite aussi le client à payer ses dettes auprès de l’entreprise plus rapidement. Cette dernière peut alors pérenniser sa situation financière.

Ces outils aident aussi les dirigeants d’entreprises à avoir une meilleure vision globale et prévisionnelle de ses finances. Ils peuvent effectivement avoir une visibilité précise sur le montant prévisionnel d’argent que l’entreprise va recevoir sur son compte bancaire. Cela va ensuite servir à mettre un plan de financement en place.  

L’utilisation des logiciels de recouvrements réduit également les risques d’erreurs lors des traitements d’informations. En effet, une demande de relance erronée peut porter préjudice aux relations créées entre l’entreprise et ses clients. L’automatisation de la relance permet d’éviter ce type de situation.

La bonne tenue de la trésorerie de l’entreprise garantit le développement de ses activités. Pour cela, l’utilisation d’un outil de recouvrement est alors préconisée. Ce logiciel est adapté aux PME, mais aussi aux plus grandes structures. Dans l’ensemble, il facilite entre autres la gestion des différents impayés auprès des clients. Le logiciel aide également à avoir une vue d’ensemble sur les procédures de relances à effectuer par l’entreprise. Il s’occupe ensuite de l’envoi automatique des demandes de recouvrements auprès des clients concernés.