Comment établir une note de frais pour son entreprise ?

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Note de frais

Il arrive que les collaborateurs effectuent certaines dépenses dans le cadre du travail. Bien évidemment, l’entreprise a le devoir de les rembourser, mais seulement si une note de frais est présentée avec tous les justificatifs possibles. Mais qu’est-ce que la note de frais, et comment l’élaborer ?

Une note de frais : Qu’est-ce que c’est ?

Un modèle de note de frais est un document permettant aux employés de se faire rembourser les dépenses qu’ils ont eu à faire dans un cadre strictement professionnel. Grâce à cette note, les entreprises sont en mesure de gérer aisément les dépenses de leurs collaborateurs. Mais le remboursement ne concerne pas toutes les dépenses. Le plus souvent, les frais remboursables sont les frais de déplacement, les frais d’hébergement, les frais de restauration, les frais d’abonnement, les frais de documentation, etc.

Pour se faire rembourser, les collaborateurs doivent être en possession de tous les documents pouvant justifier leurs dépenses. Dans le cas contraire, la moindre dépense dont le justificatif manque ne sera pas remboursée. C’est une situation que beaucoup d’employés déplorent, notamment lorsqu’ils perdent certains justificatifs.

Comment établir une note de frais ?

Dans une note de frais, il y a des informations qui doivent nécessairement apparaître. Il s’agit notamment de la date où les dépenses ont été effectuées, la nature des dépenses (hôtel, billet d’avion, restaurant, etc.), les coordonnées du bénéficiaire, le montant Hors Taxe et TTC, les signatures des parties concernées, de même que la description des décaissements effectués.

Toutes ces informations doivent apparaître dans un modèle de note de frais. Ce modèle peut être un support papier qui se vend dans les papeteries. Toutefois, cette version n’est pas la plus recommandée en raison du fait qu’elle présente de nombreuses contraintes (difficultés à lire le document, difficultés pour suivre les dépenses effectuées, obligation de ressaisie des données dans un document comptable, etc.). En outre, l’utilisation d’un modèle de note de frais en papier entraîne une perte de temps et d’argent.

C’est d’ailleurs pour cela que de nombreuses sociétés préfèrent utiliser des logiciels informatiques. Et pour cause, ceux-ci permettent une comptabilisation efficiente des dépenses, sécurisent la note de frais qui peut se perdre à tout moment lorsqu’elle est sous forme de papier, sans oublier qu’ils accélèrent le processus de réalisation de la note de frais. Lorsque le modèle de note de frais est créé, il est tout simplement imprimé puis rempli.

Il existe également des logiciels gratuits qui permettent de créer des notes de frais adaptées, mais leur utilisation est le plus souvent limitée. Microsoft Excel aussi est pratique et revient moins cher. Grâce à ses formules de calculs préenregistrées, c’est une excellente alternative pour optimiser la gestion des notes de frais.

Pour finir, certaines entreprises optent pour des cartes fournies par des solutions comme Mooncard.co afin de mieux suivre les dépenses de leurs collaborateurs. Mooncard.co offre une carte de paiement d’entreprise qui se propose de gérer vos notes de frais ainsi que vos dépenses professionnelles. Les points sont effectués de manière automatisée et enregistrés au fur et à mesure.

Comment se faire rembourser ?

Il ne suffit pas de présenter une note de frais pour espérer obtenir un remboursement. Il faut que les dépenses soient effectuées dans l’intérêt de l’entreprise. En fait, il arrive parfois que des collaborateurs mal intentionnés gonflent les notes de frais en y ajoutant des dépenses personnelles. Lorsqu’il n’y a aucun suivi des frais engagés, la société peut se retrouver à payer plus que prévu. Les salariés doivent alors démontrer que chacune de leurs dépenses entre bien dans le compte d’une mission professionnelle. Par ailleurs, si les sommes dépensées ne sont pas raisonnables, elles peuvent être considérées comme des charges n’ayant rien à voir avec le travail. Il peut par exemple s’agir d’avantages en nature qui ne correspondent en aucun cas à des frais de mission.

Chaque frais doit être accompagné d’un justificatif détaillé. C’est la base. S’il n’y a pas de facture, il n’y a pas de remboursement. Il arrive que certains collaborateurs perdent des factures d’hôtel ou de restaurant, mais s’attendent quand même à être remboursés. Malheureusement, il faut prouver dans les documents comptables que chaque sortie d’argent est justifiée. Les entreprises ne peuvent donc pas se permettre de rembourser un collaborateur qui ne présente aucun justificatif.