Les ressources financières sont importantes pour le fonctionnement de l’entreprise. Bien les gérer consiste à bien prouver leur provenance. Grâce aux factures, les entreprises et leurs clients matérialisent leurs échanges commerciales par un document signé et légal. Pour une entreprise en pleine expansion, la gestion de la facturation est essentielle pour bien comptabiliser les revenus et respecter les obligations légales en termes de facturation.
Quelques notions concernant la facture
Une facture est un rapport détaillé sur les comptes. Elle est rédigée et transmise par une entreprise à ses clients pour leur rendre compte des résultats d’un échange commercial. Elle confirme l’achat d’un produit ou la prestation d’un service. La facturation peut se traduire par une charge à payer pour les clients. Elle montre en détaille les montants de chaque produit acheté ou service rendu. C’est aussi une créance pour le fournisseur.
La facture est utilisée comme preuve en cas de problème ou d’erreur. Si par exemple un matériel acheté est sous garantie d’un an et pendant ce temps celui-ci a été défectueux, l’acheteur montre tout simplement sa facture. Il pourra prouver que le bien a été acheté et sous garantie dans la boutique. La facture est donc une pièce importante pour prouver que le bien ou le service fourni provient bien d’une boutique ou d’une entreprise.
Par ailleurs, la facture est également un document légal et obligatoire pour toute entité qui œuvre dans les domaines du commerce. Normalement, tout achat ou service fourni doit faire l’objet d’une facturation selon la loi du commerce. Ce document est obligatoire et la durée de validité est environ de 10 ans.
Les meilleurs moyens de gérer la facturation d’une entreprise
La gestion de la facturation est essentielle pour la comptabilité d’une entreprise. Elle est avantageuse dans le cadre de ses échanges avec ses clients. La facture permet notamment de matérialiser la transaction financière liée à la vente ou à la prestation délivrée. Normalement, une facturation d’entreprise est constituée d’une pièce justificative en comptabilité et en fiscalité. C’est une liste des produits fournis ou les services proposés qui est signée par le chargé commercial de l’entreprise. On gère plus efficacement la facturation d’une entreprise en engageant un responsable qui s’occupe particulièrement de la rédaction et de la délivrance des factures. La gestion de la facturation d’une entreprise en pleine croissance est une tache assez complexe à cause du sur flux de facture à délivrer. Plus on effectue de nombreuses transactions financières, plus on est débordé à produire et distribuer les factures. Pour y remédier, une entreprise a besoin d’un personnel qualifié qui s’occupe uniquement de la distribution et du suivi de la facturation. C’est le meilleur moyen pour éviter de ne pas oublier la délivrance d’une facture à ses clients. Il faut donc bien organiser pour gérer la facturation d’une entreprise. L’idéal est d’engager un comptable pour se charger des commandes et de la facturation.
Les outils nécessaires pour gérer la facturation d’une entreprise
Les matériels utilisés dans la gestion de facturation pour une entreprise sont les logiciels informatiques. Ces applications peuvent aider les professionnels qui s’occupent de la facturation à établir en format papier ou en format électronique les listes de facture à délivrer. L’administration fiscale accepte l’utilisation des logiciels de facturation à condition de recourir à la signature électronique, d’utiliser l’échange de données informatisées pour télétransmettre les factures. Il faut donc que la facture soit établie et signée sous format. C’est après cela qu’elle peut être numérisée en format électronique. Il faut tout simplement sauvegarder la facture de départ sous format papier pour une archive. Cela pourra être utile pour l’entreprise dans le futur.
