La check-list du déménagement d’archives professionnelles

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Dans le cadre de votre déménagement professionnel, une attention particulière doit être accordée au déplacement de vos archives. Veillez à vous pencher sur le transfert sécurisé de vos documents dans vos nouveaux locaux. Et pour que cette opération se déroule parfaitement, il est important de dresser une check-list et la respecter.

Le choix d’un prestataire

Une entreprise peut difficilement réaliser à elle seule un déménagement professionnel, car il y a de nombreux points à considérer dans le cadre de cette démarche. Le recours à un prestataire est nécessaire. Ce dernier saura comment déplacer les archives qui représentent un point très sensible.

Lorsque vous aurez trouvé un bon prestataire pour votre déménagement professionnel, votre collaboration tournera autour d’un cahier des charges. Celui-ci doit être complet et faire apparaitre clairement les différents services à considérer pour que votre déménagement se déroule correctement. Vous pouvez avoir recours à un seul prestataire ou à plusieurs. En effet, il peut être intéressant de confier chaque département de votre entreprise à une structure qui en est spécialisée, comme le transfert administratif, le transfert du parc informatique, le transfert du mobilier et le déménagement des archives. Concernant les archives, optez pour un professionnel capable de faire toutes les actions nécessaires pour leur bonne gestion. Par exemple, un prestataire performant doit être à même de dresser un inventaire exhaustif de vos documents, de réaliser leur mise en carton et d’assurer leur transport sécurisé.

Informer tous ses collaborateurs du déménagement

Il serait incompréhensible de préparer votre déménagement professionnel sans en informer vos collaborateurs. À ce propos, veillez à ce que tout le monde soit au courant de ce que vous envisagez de faire au moins 3 mois avant la date prévue pour le déménagement. Il est évident que ce changement d’espace de travail aura un impact sur eux, surtout si les nouveaux locaux engendrent de nouvelles habitudes. Par exemple, peut-être qu’ils devraient prendre de nouvelles dispositions pour se rendre au travail ou pour se restaurer à midi. Plus vos salariés sont avertis tôt, mieux ils seront préparés aux changements qui les attendent. Les ressources humaines sont évidemment chargées de mettre au courant tous les travailleurs, à défaut de l’existence d’un site intranet. Pour que vos salariés épousent l’idée et se sentent concernés par tout ce qui passera lors de ce déménagement, il est bon de les faire intervenir en mettant en place une boite à suggestions. Ce serait aussi bien vu de leur présenter les nouveaux locaux avant le jour choisi pour le changement effectif de lieu de travail.

Désignation d’un responsable du déménagement

Après avoir informé tous vos collaborateurs de votre déménagement, vous devez désigner un responsable qui coordonnera tout. Si vous êtes à la tête d’une petite entreprise, vous pouvez choisir une seule personne pour cette tâche. Mais si votre entreprise est importante, il faudrait désigner un responsable dans chaque service. Par exemple, une personne devrait se charger de tout ce qui est en rapport avec le transfert de vos archives. Le ou les responsables de votre déménagement sont chargés de faire le point de l’avancée des choses afin que les éventuels retards et imprévus soient vite gérés.

Photo Arcalys : un spécialiste du déménagement d’archives

À faire 1 mois avant la date du déménagement

Vous êtes à 1 mois de la date prévue pour votre déménagement. Il faudrait que le tri et l’archivage des dossiers des clients, fournisseurs, et du personnel soient effectués. C’est aussi en ce moment que les premiers cartons du déménagement sont préparés. Il est recommandé de réaliser un plan de disposition des cartons dans vos nouveaux locaux pour gagner en performance le jour J. Ainsi, l’organisme de déménagement n’aura qu’à placer les cartons à l’endroit indiqué selon le plan décidé.

À 1 mois de la date du déménagement, pensez aussi à faire les démarches administratives liées à votre changement de locaux professionnels.

À faire le jour J

Arrive enfin le jour du déménagement. Le prestataire choisi est à la baguette et travaille selon le cahier de charges. Il s’assure surtout que vos archives ont bel et bien été empaquetées et que rien n’a été oublié. Certaines entreprises préfèrent faire leur déménagement pendant le week-end afin d’éviter que leurs activités soient perturbées.  Le plan de disposition de vos cartons est respecté à la lettre par le déménageur qui œuvre pour votre pleine satisfaction. Après avoir pris possession de vos nouveaux bureaux, pensez au nettoyage de votre ancien espace de travail en faisant appel à un service spécialisé, si cette prestation ne fait pas partie du cahier de charges qui vous lie au prestataire choisi pour le déménagement.

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