Les avantages d’un logiciel de gestion des contrats

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Logiciel de gestion des contrats

Le processus de gestion des contrats d’une entreprise peut se révéler si complexe que les concepteurs de logiciels ont dû venir avec l’idée d’un concept de logiciel de gestion des contrats.

Si le fonctionnement de base de ce type de programme se révèle simple et pratique, les nombreux privilèges liés à son usage sont méconnus du grand nombre.

Cet article présente l’essentiel de ce qu’il faut savoir sur les logiciels de gestion des contrats ainsi que leurs avantages.

Logiciel de gestion des contrats : qu’est-ce que c’est ?

Quel que soit le statut de l’entreprise, elle établit au cours de son existence des milliers de contrats. Sauvegarder ces contrats dans des supports communs tels que les ordinateurs, les serveurs, les clés USB ou en format papier dans des armoires ne permet pas de suivre chacun d’eux selon certains critères.

Par conséquent, il faut un dispositif qui :

  • Gère le cycle de vie des contrats dans son ensemble ;
  • Soutient l’amélioration du risque et des dépenses ;
  • Contribue à l’atteinte des résultats escomptés.

Si vous êtes à la recherche d’un outil qui peut vous aider dans cette tâche, essayez Elo Contract : le logiciel de gestion des contrats de référence. Concrètement, c’est un système automatisé et disposé de façon à suivre de manière permanente vos contrats à chaque phase.

Par ailleurs, l’International Association for Contract and Commercial Management (IACCM) considère comme logiciel de gestion des contrats, un dispositif numérique présentant les caractéristiques ci-après :

  • Un répertoire central intégré à un processus structuré de sorte à gérer la création et l’exécution des contrats d’une entreprise ;
  • Des fonctionnalités d’alerte automatique ;
  • Un système workflow automatique ;
  • Capacités à gérer les obligations.

Toutefois, il faut noter ici qu’en dehors de ces traits caractéristiques, il n’y a pas de modèle universel en ce qui concerne ce genre de logiciel.

Les avantages d’un logiciel de gestion des contrats

Encore appelé logiciel contrathèque, un programme informatique pour gérer les contrats présente de nombreux avantages qui lui garantissent sa notoriété. En réalité, il favorise :

  • La responsabilisation des manipulations ;
  • La centralisation des contrats ;
  • La sécurisation juridique automatique et améliorée.

Responsabilisation des manipulations

Les diverses manipulations issues des corrections, modifications et amendements des contrats peuvent être perdues si l’on tient à procéder de façon manuelle.

Grâce au logiciel, toutes les modifications sont conservées selon leur historique et peuvent être consultées à n’importe quel moment.

Gain de temps par la centralisation des contrats

Qu’ils soient des dizaines de milliers, tous les contrats sont stockés au même endroit. De plus, le logiciel vous permet d’économiser du temps grâce au fait que vous pouvez avoir accès à tous les contrats au même moment.

De plus, il y a la possibilité de rechercher de façon automatique le contrat de votre choix. Une fois la recherche effectuée, toutes les informations liées au cycle de vie dudit contrat vous sont fournies en quelques instants.

Il est aussi possible d’élaborer un modèle standard exploitable pour la création de nouveaux contrats.

Sécurisation juridique automatique et améliorée

L’essence même d’un contrat est qu’il représente le gage juridique des accords à honorer par les deux parties. Néanmoins, le fait qu’il peut subir des modifications est un risque désagréable lorsque ces dernières ne sont pas enregistrées.

Ainsi, par le biais du logiciel contrathèque, les différentes versions d’un même contrat sont sauvegardées et constituent un élément salutaire en cas de processus judiciaire. Le logiciel permet de ce fait de renforcer la sécurité juridique de son entreprise.

Logiciel de gestion des contrats : Que retenir ?

Au final, il faut retenir qu’un outil pour gérer les contrats permet à une entreprise d’avoir une meilleure visibilité et un meilleur contrôle de ses contrats. Rechercher, Rédiger et gérer les contrats deviennent des tâches plus faciles, rapidement effectuées et productives avec un logiciel de gestion des contrats.