Il s’agit d’un outil essentiel pour toute entreprise qui doit traiter des comptes en souffrance. Il s’agit d’une lettre formelle qui doit être à la fois professionnelle et persuasive, elle doit indiquer clairement le solde impayé, les conséquences du non-paiement et un appel à l’action. Un modèle bien rédigé peut aider les entreprises à récupérer les recettes perdues et à maintenir une trésorerie saine.
Pourquoi recourir à une lettre de relance ?
Pour rappeler au débiteur qu’il a une dette envers vous et qu’il doit la régler dans les plus brefs délais. Une lettre de relance est généralement définie comme un document formel envoyé à un débiteur qui n’a pas respecté ses obligations financières. L’idée est de rappeler à ce dernier qu’il doit régler sa dette tout en lui accordant une dernière chance de le faire, avant que des mesures plus drastiques ne soient prises. Il est important de noter qu’il s’agit d’une étape préliminaire avant la mise en demeure.
Existe-t-il une procédure particulière à suivre pour envoyer la lettre de relance ?
Il n’existe pas de procédure juridique spécifique pour l’envoi de celle-ci. Cependant, avant d’envoyer ladite lettre, il est toujours bon de s’assurer que certaines conditions préalables ont été respectées :
- Tout d’abord, il faut que la dette soit certaine et exigible : il faudrait donc que le débiteur ait déjà reçu une facture ou un document justifiant la dette en question.
- Ensuite, il est préférable d’attendre un délai raisonnable avant d’envoyer celle-ci. Ce délai peut varier selon les circonstances et les conventions établies entre les parties. En général, un délai de 15 à 30 jours est considéré comme raisonnable.
- Enfin, elle doit être envoyée en recommandé avec accusé de réception, afin de prouver que le destinataire l’a bien reçue. Et elle ne doit pas contenir de propos injurieux ou menaçants.
Sachez que vous pouvez parfaitement envoyer la lettre vous-même, mais si vous avez besoin de lui donner une plus grande force pour inciter le client à vous régler la somme due, une lettre de relance avocats peut être très utile.
Comment rédiger une lettre de relance ? Quel modèle utiliser ?
Celle-ci doit être rédigée de manière professionnelle et respectueuse tout en étant ferme. Sachez qu’un modèle-type doit contenir les informations suivantes :
- l’objet de la lettre (relance de paiement) ;
- les coordonnées du créancier (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail) ;
- les coordonnées du débiteur (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail) ;
- la référence de la facture impayée ;
- la date de l’échéance et le montant de la dette ;
- le montant des éventuels intérêts de retard ;
- ne demande de paiement dans un délai précis (généralement 15 jours) ou un plan de remboursement ;
- la mention que des poursuites judiciaires pourront être engagées en cas de non-paiement dans le délai imparti ;
- Un délai de réponse (si nécessaire : dans le cas où le débiteur ope pour un plan de remboursement par exemple).
Bien que ces contenus ne soient pas prévus par la loi, il est important de les inclure pour que la lettre soit claire, précise et efficace. De cette manière, vous limiterez l’éventualité de tout litige ultérieur.
Que faire si la lettre de relance ne suffit pas ?
Si la celle-ci ne suffit pas à obtenir le règlement de la dette, plusieurs actions peuvent être envisagées.
- La première étape consiste à envoyer une mise en demeure, qui est une lettre recommandée avec accusé de réception demandant le paiement de la dette dans un délai précis, généralement de 8 jours.
- Si le débiteur ne répond pas ou ne paie pas dans le délai imparti, il est alors possible d’engager une procédure judiciaire pour obtenir le paiement de la dette.
Il est recommandé de se faire accompagner par un avocat spécialisé dans le recouvrement de créances pour maximiser ses chances de succès.
