La photocopie ou la reproduction de documents papier est toujours d’actualité malgré l’ère digitale. De nombreuses solutions s’offrent aux entreprises pour en faire : faire appel à un service de reprographie, louer ou opter pour un leasing ou carrément acheter son appareil. Cette dernière option nécessite la prise en compte de nombreux critères pour choisir son photocopieur.
Choisir un photocopieur commence par déterminer ses réels besoins
Avant de choisir son photocopieur, il est important de bien connaître le fonctionnement de cet appareil et toutes ses spécificités. Ainsi, vous pourrez facilement définir vos besoins en termes de reproduction de documents. Généralement, on connaît préalablement le budget alloué à l’achat du matériel, mais il faut aussi faire une estimation mensuelle du volume de travail de votre futur photocopieur. Cette estimation peut être faite par utilisateur, par service ou encore par bureau. En répondant à quelques questions primordiales, l’entreprise connaîtra ses réels besoins et n’aura pas du mal à choisir son photocopieur.
Entre autres, il faut savoir si une reproduction de documents en couleur est nécessaire, sinon, un photocopieur classique monochrome suffira, puis déterminer le nombre de copies nécessaires. Connaître aussi le format des papiers utilisés est important, sachant que le format standard est le format A4, mais il existe des photocopieurs qui peuvent gérer le format A3. Au-delà de ce format, il vaut mieux faire appel à un service de reprographie.
Enfin, il faut considérer les besoins des collaborateurs pour connaître le nombre de machines photocopieuses à acheter. En fonction de leurs besoins, il est peut-être utile de choisir son photocopieur numérique multifonction. En effet, plusieurs tâches peuvent être centralisées sur ce type de matériel : photocopie, impression, numérisation, Fax, avec possibilité de partage via le réseau informatique. En revanche, il faut savoir si toutes ces fonctions sont vraiment utiles.
Prendre en compte les frais liés à l’utilisation d’un photocopieur
D’abord, pour optimiser la productivité du matériel, l’estimation de son volume de travail importe beaucoup. En termes de budget, le prix d’un photocopieur dépend aussi de sa performance. Par exemple, si vous faites moins de 3000 copies par mois, un photocopieur classique monochrome fera l’affaire. Au-delà de ces 3000 copies, il faut déjà choisir son photocopieur plus performant, notamment en termes de vitesse de reproduction de documents.
Par ailleurs, il faut compter le prix des consommables. Renseignez-vous toujours sur le prix des cartouches d’encre ou du toner, car certains modèles de photocopieurs utilisent des consommables très onéreux. Il ne faut pas oublier aussi les rames de papiers et les agrafes si votre photocopieur en utilise.
Enfin, pour bien choisir son photocopieur, il faut penser à faire des économies. Entre autres, prendre en considération la consommation énergétique et souscrire un contrat de maintenance. Le tambour du photocopieur, par exemple, fait également partie des pièces que l’on remplace souvent, mais si vous avez un contrat de maintenance, son remplacement peut en faire partie, comme les visites préventives, les dépannages et autres petites réparations. Actuellement, de nombreux types et modèles de photocopieurs existent sur le marché, mais pour choisir son photocopieur, il vaut mieux ne rien négliger pour l’avoir au meilleur prix et bénéficier d’un bon rendement.
