Réussir à organiser une réunion par visioconférence

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La technologie offre plusieurs possibilités dans tous les domaines. D’ailleurs, les équipements modernes utilisés dans le monde professionnel sont, aujourd’hui, d’un nombre incalculable. Mais ce qui est sûr est qu’ils procurent un très large champ d’action à tous les acteurs et dans tous secteurs confondus. Entre autres, l’organisation d’une visioconférence est une possibilité dont on ne peut ignorer les avantages. A priori, cette méthode fait intervenir des équipements révolutionnés. Avec la difficulté de certains chefs d’entreprise à trouver le meilleur moyen de faire passer un message, tant en interne que vis-à-vis de l’environnement externe, il est clair que l’intervention de cette pratique change bien des choses. Quels sont ses avantages ? Et comment préparer une vidéoconférence efficace ?

Les étapes de l’organisation

La préparation d’une visioconférence ne demande pas des savoir-faire spécifiques. Par contre, comprendre les problématiques y afférentes est d’une grande aide pour une réunion sans encombre. De prime abord, ce type de conférence convient à n’importe quelle forme d’entreprise. D’emblée, le principal facteur de sa réussite est le sujet à discuter. Or, la pertinence de l’essence d’une réunion repose sur tout un chacun.

En l’occurrence, ce sont les détails de l’organisation qui sont standards. Dans un premier temps, le lieu de la conférence fait l’objet de la première préoccupation. Si ceux qui travaillent dans un bureau n’ont pas du mal à se fixer par rapport à ce sujet, il n’en est rien pour les travailleurs indépendants qui utilisent leur domicile comme lieu de travail.

Le problème est que le meeting peut être perturbé par les autres occupants du foyer en question. Et c’est un phénomène qui s’est déjà passé plus d’une fois. Ne commettez pas cette erreur. Le mieux serait, ainsi, de trouver un endroit calme et à l’abri de toute forme de perturbation. Ensuite, les outils utilisés doivent être sélectionnés de manière objective.

Dans cette optique, le choix du support de diffusion dépend de la circonstance. Pour un usage ponctuel, faire appel aux prestataires dans cette branche est la meilleure solution. À ce sujet, plusieurs acteurs fournissent des services comme la location d’écran géant à Lyon, une offre qui est aussi présentée dans d’autres villes.

Par contre, si la visioconférence fait partie des évènements habituels d’une organisation, des outils appartenant à celle-ci s’imposent pour réduire les dépenses. Outre un écran spécialement dédié, un ordinateur fait également l’affaire. Si les participants sont peu nombreux, une tablette est même plus avantageuse.

Une bonne connexion internet est aussi de mise compte tenu du contexte. Quant aux accessoires, ci-après les plus indispensables :

  • Un casque
  • Un microphone
  • Une application adéquate (Skype, Hangouts, Join.me, GoToMeeting…)

Pourquoi réaliser une réunion à distance ?

Ce n’est pas par hasard qu’un grand nombre de dirigeants et de cadres optent pour la visioconférence à la place des autres canaux de communication. En premier lieu, les coûts relatifs à cette technique sont relativement moins élevés. En effet, la seule éventualité acceptable est d’effectuer un regroupement physique de tous les participants. Ce qui serait lourdement coûteux pour la société.

En outre, cette approche génère moins de stress pour les salariés. À vrai dire, l’organisation d’une vidéoconférence est souvent considérée comme étant une preuve de reconnaissance envers ces derniers. Après tout, toutes les réunions ne sont pas, toutes, organisées pour discuter des mauvaises nouvelles. Elle intervient tout aussi bien pour que les collaborateurs puissent témoigner leur gratitude les uns envers les autres.

Ce n’est pas tout, cet aspect plus moderne réduit les tâches liées à l’organisation elle-même. Principalement, les responsables de la mission ont moins de déplacements à faire. D’autant plus que les acteurs du domaine font des pieds et des mains pour améliorer continuellement l’accès à leurs services.